Hướng Dẫn Đánh Số Thứ Tự Trong Excel Từ Cơ Bản Dến Nâng Cao

Trong trường hợp danh sách dài, nhiều hàng mục lên tới con số hàng, hàng trăm liệu có cách nhanh chóng và tiện lợi không? Với bí quyết “nhỏ nhưng có võ” được Thủ thuật tiện ích bật mí ngay sau đây, sẽ hướng dẫn đánh số thứ tự trong excel từ cơ bản đến nâng cao lên tới hàng ngàn chỉ trong chưa đầy 1 phút. Nếu không tim, hãy cùng bắt đầu ngay nhé!

ĐÁNH SỐ THỨ TỰ TRONG EXCEL

Hướng Dẫn Đánh Số Thứ Tự Trong Excel Bằng Chuột

Chúng tôi chia cách đánh số thứ tự trong Excel bằng chuột thành 2 loại:

Đánh Số Thứ Tự Cho Danh Sách Ngắn

Cách đánh số thứ tự trong Excel cho danh sách ngắn này khá thông dụng và đơn giản. Theo đó, bạn chỉ cần thực hiện theo 2 bước sau:

  • Ở 2 ô đầu tiên trong danh sách, điền số thứ tự.
  • Dùng chuột trái chọn 2 ô đã đánh số thứ tự. Chỉ chuột xuống góc dưới của ô thứ 2 để xuất hiện dấu cộng màu xanh lá cây, sau đó kéo vùng chọn xuống toàn bộ danh sách.

Đánh Số Thứ Tự Cho Danh Sách Ngắn

Cách đánh số thứ tự danh sách ngắn trên Excel

Vậy trong trường hợp bạn cần đánh số thứ tự theo dạng số lẻ hoặc số chẵn làm như thế nào? Tương tự như hướng dẫn phía trên, bạn nhập số kiểu nhập số tùy thích vào 2 ô đầu tiên trong phạm vi cần đánh số.

Ví dụ 1: Bạn muốn đánh số của danh sách học sinh theo dạng chẵn. Ở ô đầu đầu tiên, điền số 2. Tiếp đó, ô thứ 2, thứ 3 là số 4 và 6. Sau đó, bạn chọn 3 ô đã điền, kéo giữ chuột ở góc phải rồi kéo xuống toàn bộ vùng cần đánh số.

Ví dụ 2: Trường hợp đánh số lẻ cho danh sách cũng tương tự như trên. Tại ô đầu tiên, đánh số thứ tự là 1. Sau đó điền số tiếp theo vào ô thứ 2. Để đánh số cho toàn bộ danh sách, bạn chọn 2 ô này vào giữ chuột ở góc phải, khi xuất hiện dấu cộng nhỏ thì kéo xuống.

Có thể thấy cách đánh số thứ tự trong Excel này khá dễ áp dụng và không có gì khó khăn phải không nào? Tuy nhiên, nhìn chung nó vẫn còn mang nặng tính thủ công. Do đó, đối với các bảng danh sách dài, lên tới hàng nghìn dòng, bạn sẽ gặp không ít khó khăn khi áp dụng.

Cách Đánh Số Thứ Tự Danh Sách Dài

Đối với những danh sách dài, nhiều thông thông tin, bạn không thể áp dụng phương pháp đánh số bằng cách kéo thả chuột như đã hướng dẫn ở phần trên. Do đó, hãy thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

– Bước 1: Đánh số ô đầu tiên

Ở ô đầu tiên trong danh sách, nhập số thứ tự là 1. Trong trường hợp bạn không muốn bắt đầu bằng số 1, có thể thay thế bằng số thứ tự tùy thích.

Đánh Số Thứ Tự Cho Danh Sách Ngắn

Nhập số 1 vào ô đầu tiên trong danh sách

– Bước 2: Chọn Editing

Nhìn lên thanh công cụ nằm ở góc trên Excel, tìm đến tab HOME. Phía bên trái tab này là phần Editing. Tại đây bạn click vào biểu tượng Fill và chọn Series.

Tại tính năng Fill chọn Series

– Bước 3: Chọn kiểu đánh số thứ tự

Sau khi chọn Series, màn hình ứng dụng sẽ xuất hiện 1 hộp thoại chức năng mới. Trong đó bao gồm các tùy chọn sau:

Series in:

  • Columns: Đánh số dạng cột.
  • Rows: Đánh số theo dạng hàng.

Type:

  • Date: Dạng ngày và tháng.
  • AutoFill: Dạng tự động điền.
  • Linear: Kiểu thứ tự tăng dần từ bé đến lớn.
  • Growth: Dạng số dạng lũy tiến.

Stop value: Giới hạn vị trí đánh số thứ tự (Số thứ tự chỉ đánh đến vị trí này và dừng lại)

Step value: Cài đặt khoảng cách giữa 2 số thứ tự liền nhau.

Tại đây, bạn có thể định dạng của kiểu đánh số thứ tự mà mình muốn. sau đó, đừng quên lưu cài đặt lại bằng việc nhấn nút OK.

Hộp thoại cài đặt đánh số thứ tự

Sau khi thực hiện theo hướng dẫn trên, hộp thoại cài đặt sẽ biến mất. Lúc này bạn sẽ được nhận được kết quả ngoài sự mong đợi. Bảng danh sách đã được đánh số đầy đủ chỉ với 3 bước đơn giản chỉ trong chưa đầy 2 phút.

Cách Đánh Số Trong Excel Bằng Công Thức

Ngoài cách đánh số bằng chuột, bạn cũng có thể áp dụng công thức. Nghe có vẻ lạ phải không nào? Mời bạn tham khảo:

– Bước 1: Đánh số thứ tự ô đầu tiên

Tại ô đầu tiên trong danh sách cần đánh số thứ tự, điền số 1. Trong trường hợp, bạn muốn bắt đầu bằng con số khác có thể tùy chỉnh.

– Bước 2: Nhập công thức

Nhập công thức ở ô thứ 2. Công thức này có dạng như sau: = ô đầu tiên + n

Trong đó:

  • Nếu muốn đánh số thứ tự danh sách theo dạng số tự nhiên liên tiếp => Chọn n = 1.
  • Trong trường hợp danh sách lẻ => Chọn n = 2
  • Đánh số thứ tự dạng chẵn => Nhập n = 2. Tuy nhiên lúc này bạn cần thay đổi số tại ô đầu tiên là 1 số chẵn.

Sau khi hoàn tất thao tác nhập công thức, bạn dùng chuột phải chọn cùng lúc 2 ô này. Giữ chuột ở góc phải của ô thứ 2 cho đến khi hiện dấu cộng rồi kéo xuống để đánh số thứ tự toàn bộ danh sách.

Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng công thức

Sử Dụng Hàm ROW Để Đánh Số Thứ Tự Các Hàng

Ngoài 3 cách kể trên, chúng tôi sẽ giới thiệu tới bạn một phương pháp hoàn toàn mới để đánh số thứ tự trong Excel. Đó là sử dụng hàm ROW.

Để đánh số thứ tự cho bảng danh sách bằng hàm ROW, bạn thực hiện theo hướng dẫn:

– Bước 1: Đánh số thứ tự ô đầu tiên

Tại ô thứ nhất trong bảng danh sách muốn đánh số thứ tự, bạn nhập công thức: =ROW(A1). Lúc này, hàm sẽ trả về kết quả số hàng được tham chiếu.

Ví dụ: =ROW(A1) trả về kết quả là 1.

– Bước 2: Kéo núm điều khiển

Tương tự như các cách đã giới thiệu trên, bạn chọn ô vừa điền công thức và giữ chuột ở góc phải. Lúc này núm điều khiển có hình dấu cộng sẽ hiện lên. Bạn chỉ cần kéo chuột xuống và điều chỉnh phạm vi danh sách cần đánh số.

Mẹo Đánh Số Thứ Tự Danh Sách Trong Excel

Bạn có thể áp dụng 4 cách đánh số trên trong từng trường hợp nhất định:

  • Trong trường hợp bạn sử dụng hàm ROW, số thứ tự được cập nhật khi được sắp xếp cùng dữ liệu. Điều này có nghĩa chuỗi thứ tự có thể bị ngắt quãng hoặc thay đổi trong trường hợp thêm, xóa hay di chuyển hàng bất kỳ trong bảng danh sách. Để khắc phục lỗi này, bạn có thể áp dụng cách thủ công: Đánh số cho 2 ô đầu tiên và kéo xuống vùng cần đánh số.
  • Khi dùng hàm ROW, nếu bạn muốn đánh số tự động khi thêm, xóa hoặc di chuyển hàng, hãy chuyển dữ liệu thành dạng bảng trong Excel. Theo đó, các dòng mới thêm ở cuối bảng sẽ được đánh số thứ tự.
  • Cách đánh số thứ tự bằng hàm ROW thích hợp cho việc đánh số đơn hàng hay các dạng số thứ tự bao gồm chữ cái, ký hiệu đặc biệt.

Ví dụ: Nếu bạn muốn đánh số dạng 0000-0001, hãy nhập công thức =TEXT(ROW(A1),”0000-0000″) vào ô thứ nhất. Sau đó kéo điều khiển điều đến cuối phạm vi danh sách.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *